Inleiding
Contactgegevens

1. Doel Beheerplan
2. Het Bestuur
3. De Vrijwilligers
4. De Activiteiten
5. Facilitair beheer
6. Exploitatie beheer
7. Technisch Beheer
8. Communicatie
9. Evaluatie

Inleiding

Dit beheerplan geeft weer hoe de Stichting Trompstraat 2A is georganiseerd. Dit beheerplan kan door bestuur altijd worden bijgesteld als hier aanleiding voor is. Besluiten tot wijzigen worden genomen in de bestuursvergadering en vastgelegd in de besluitenlijst.
Het beheerplan is voor iedereen met toegang tot de OneDrive van Trompstraat 2A in te zien. Tevens zijn er 2 papieren versies in omloop. Eén is aanwezig op Trompstraat 2a de andere bij de secretaris. In geval van verschil tussen digitale en papieren versie dan is het hoogste versienummer ofwel de digitale versie leidend.

Aanpassingen en evaluatie
In de bestuursvergadering van september wordt éénmaal per jaar het beheerplan geëvalueerd en beoordeeld op actualiteitswaarde. Tussentijdse wijzigingen, voortkomend uit de besluiten genomen in de bestuursvergadering, worden door de secretaris verwerkt. Alle wijzigingen worden bijgehouden in het versiebeheer

Versiebeheer

Woord van dank
Het bestuur bedankt Lieneke Verspaandonk van het bureau Ontwikkelbedrijf 3.0, voor het schrijven van versie 1.0 van dit beheersplan. Van januari 2020 tot juni 2022 was zij ingehuurd door Woonstichting ‘thuis om het bestuur te ondersteunen bij de opzet van de organisatie wat uiteindelijk geworden is Stichting Trompstraat 2a.

LSA
Stichting Trompstraat 2A is aangesloten bij het LSA, het Landelijk Samenwerkingsverband Actieve bewoners is een vereniging van en voor actieve bewonersgroepen. Dit is een landelijk netwerk van bewonersgroepen, zelfstandige buurthuizen, buurtcoöperaties, lokale fondsen en BewonersBedrijven. We delen onze kennis en kunde met elkaar en met anderen. Samen maken we ons sterk voor de positie van actieve bewoners, ook naar de (lokale) overheid.

Cijfers over de buurt Hemelrijken
Hoe meer je weet over je doelgroep, de buurtbewoners, hoe beter je in staat bent om activiteiten te bieden die aansluiten bij de wensen en/of behoeftes van de buurtbewoners. Om die reden is uitvoerige data over de buurt Hemelrijken als bijlage opgenomen in dit beheerplan.

Contactgegevens

Postadres
De Stichting heeft als postadres:

STICHTING TROMPSTRAAT 2A
Trompstraat 2A
5612 GN  EINDHOVEN
De stichting is telefonisch bereikbaar via de privé nummers van de bestuursleden. Zie de lijst achterin dit beheerplan.

Website
De stichting heeft een eigen website. Het adres is:
WWW.TROMPSTRAAT2A.NL

E-mail
info@trompstraat2a.nl

Facebook
TROMPSTRAAT2A

Bank / IBAN
|IBAN: NL66 RABO 0373 8415 23

Kamer van Koophandel
KvK: 83607994

1. Doel Beheerplan

1.1.    Uitgangspunten
Buurtontmoeting Stichting Trompstraat 2A in de buurt Hemelrijken (verder te noemen buurtontmoeting) vervult een belangrijke functie en levert een bijdrage aan de leefbaarheid van de buurt. De inloop- en ontmoetingsfunctie voor alle buurtbewoners vinden we van belang.

1.2.    Doelstelling
In de statuten van de Stichting staat onder doelstelling het volgende:

1. Op een zo goed mogelijke wijze de belangen te behartigen van bewoners en organisatie in de buurt Hemelrijken in Eindhoven;
2. Het bevorderen, ontwikkelen en realiseren van initiatieven en activiteiten die kunnen leiden tot verbetering van de leefbaarheid en bevordering van sociale samenhang in de buurt Hemelrijken, onderdeel van de wijk Oud Woensel te Eindhoven;
3. Het stimuleren van het eigen initiatief en de eigen verantwoordelijkheid van bewoners in de buurt, zowel individueel als in groepsverband;
4. Het bevorderen van samenwerking tussen bewoners, bewonersorganisaties en instanties.

De statuten van de Stichting Trompstraat 2A zijn vastgesteld door de notaris op donderdag 5 augustus 2021.

1.3.    Missie
‘Stichting Trompstraat 2A wil bijdragen aan een goed opgroei- en leefklimaat in de kleurrijke buurt Hemelrijken’.

1.4.    Visie
‘Stichting Trompstraat 2A bevordert het wij-gevoel door meedoen mogelijk te maken. Dit doen we door faciliteren, ontwikkelen en organiseren van activiteiten’.

1.5.    Kernwaarden

• Gelijkwaardig
  Ieder mens is voor ons gelijkwaardig ongeacht godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, geaardheid, of hoeveel geld je hebt.
• Lef
  Trompstraat 2A is een organisatie met lef. We worden gedreven door ambitie, erkenning, trots en zelfvertrouwen. We zijn continu in beweging, durven buiten de gebaande paden te treden en gaan uit van mogelijkheden. We willen mensen de kansen geven die zij verdienen.

• Ontplooiing
  Het is goed wanneer buren iets willen betekenen en zich inzetten voor andere buren en zich op deze manier tevens willen ontplooien. Daarbij worden fouten gemaakt en dat mag. Fouten zijn om van te leren. Het blijft mensenwerk.

• Teamwerk
  Met elkaar maken we een succes van de organisatie. We staan open voor elkaars ideeën en meningen, en we delen een gezamenlijke  verantwoordelijkheid. De kaders waarin we werken zijn helder en transparant. Iedereen kan en mag meedoen.

• Doen
  Ieder idee, groot of klein, is waardevol om bekeken te worden op haalbaarheid en wenselijkheid. Dat kan ook soms zijn door het gewoon uit te proberen en te doen. Stichting Trompstraat 2A is daarbij het knooppunt om dingen gelijk te maken.

De Missie, Visie en Kernwaarden zijn vastgesteld door het bestuur van de Stichting Trompstraat 2A in de bestuursvergadering van maandag 21 maart 2022.

1.6.    Uitgangspunten beheer
Het pand waarin Stichting Trompstraat 2A is gevestigd is eigendom van  woonstichting ‘thuis in Eindhoven. Het bestuur van de Stichting Trompstraat 2A is een huur- en samenwerkingsovereenkomst aangegaan met Woonstichting ‘thuis.
Het totale beheer van de ruimtes wordt gedaan onder regie en verantwoordelijkheid van het bestuur van Stichting Trompstraat 2A. Het bestuur richt zich op het beheren, onderhouden en exploiteren van het gebouw en stimuleert dat buurtactiviteiten worden uitgevoerd door de bewoners uit de buurt Hemelrijken.

De uitgangspunten van het beheer zijn als volgt:

• De exploitatie van de buurtontmoeting moet kostenneutraal zijn. Eventuele positieve resultaten dienen ten goed te komen aan de activiteiten voor de buurtbewoners.
• De ruimten moeten optimaal gebruikt worden dus waar mogelijk gezamenlijk gebruik van ruimten.
• De activiteiten die plaats vinden behelzen vooral ontmoeting, zorg, welzijn, participatie en cultuur.
• Gebruik voor politieke en religieuze activiteiten wordt per situatie beoordeeld door het bestuur.
• Bij een kans/risico op geweld of overlast kan het bestuur besluiten dat geen gebruik mag worden gemaakt van de buurtontmoeting.

1.7.    Gemeente_Eindhoven
Het bestuur werkt ook nauw samen met de gemeente Eindhoven vertegenwoordigd  door de gebiedscoördinator.De buurt Hemelrijken wordt samen met de Gildebuurt door de gemeente Eindhoven gezien als actiegebied. Dat betekent dat er extra aandacht (menskracht en middelen) beschikbaar is voor het oplossen van knelpunten. De bijdrage van de verschillende organisaties in Hemelrijken en Gildebuurt worden samengevat in een buurtcontract. Het bestuur van de Stichting Trompstraat 2a heeft het buurtcontract mede ondertekend.

Het bestuur ontvangt van de gemeente Eindhoven jaarlijks een subsidie

Deze subsidie is verdeeld over 4 posten:

1. Subsidie voor het organiseren en uitvoeren van activiteiten, (Subsidie 2022: €20.000)
2. Subsidie voor het huisvesten van de organisatie, (Subsidie 2022: €10.000)
3. Subsidie voor het dekken van de organisatiekosten, (Subsidie 2022: €10.000)
4. Subsidie t.b.v. de buurtpreventie.  (Subsidie 2022: €467)

De hoogte van de subsidie wordt door de Gemeente jaarlijks vastgesteld en vastgelegd in een beschikking.
Omdat de buurt Hemelrijken actiegebied is, is er een waardebonnen-systeem. Voor bewoners met een goed idee of initiatief is een bedrag van maximaal €5000 beschikbaar. Het totale budget voor waardebonnen is €30.000 per jaar.
De aanvraag voor een waardebon wordt beoordeeld door een commissie bestaande uit buurtvrijwilligers en door professionals werkzaam in de buurt. De voorzitter is de gebiedsregisseur van de gemeente. Aanvraagformulier is verkrijgbaar via de website van de gemeente. www.eindhoven.nl

2. Het Bestuur

2.1.    Functies
In het bestuur worden alle aspecten van het beheer van de buurt-ontmoeting gevolgd door de diverse bestuursleden. Het bestuur bestaat uit de volgende functies:

• Voorzitter vertegenwoordigt de stichting en geeft leiding aan het bestuur;
• Vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid of wanneer nodig;
• Secretaris verzorgt notulen van bijeenkomsten en in- en uitgaande post;
• Penningmeester beheert de financiën en verzorgt de financiële administratie;
• Gebouwbeheer regelt het onderhoud met behulp van het onderhoudsbudget;
• Activiteiten is de eerste contactpersoon voor activiteiten zowel in als buiten de buurtontmoeting;
• Publiciteit verzorgt de publiciteit.

Het bestuur heeft volledige bevoegdheid voor het dagelijks laten functioneren van de buurtontmoeting en het op- en bijstellen van de langetermijnvisie. Deze bevoegdheden moeten voldoen aan de statuten van de Stichting. Aan de hand van de resultaten wordt er voor elk jaar een werkplan en begroting opgesteld voor de verschillende kostenposten die de betreffende bestuurder kan inzetten.

2.2.    Rooster van aftreden
Er is een rooster van aftreden gemaakt. In het rooster van aftreden is aangegeven op welk moment (datum van de bestuursvergadering) het besluit tot aanstelling is genomen en wat, als gevolg daarvan, de datum van aftreden zal zijn. Een bestuurslid heeft zitting voor een periode van vier jaar en is onmiddellijk herkiesbaar voor een nieuwe termijn.

2.3.    Bestuursvergadering
De vergadering van het bestuur wordt, overeenkomstig de statuten, één keer per jaar gehouden of zoveel vaker als wenselijk is. In de bestuursvergadering brengt ieder bestuurslid verslag uit van de voortgang in de betreffende functie of portefeuille.

Verder worden in de bestuursvergaderingen de vaste agendapunten, de voortgang van de resultaten-begroting en eventuele bijzonderheden besproken.

• De bestuursvergadering is steeds op de 3^e maandag van de maand;
• Vanwege de vakanties is er in augustus geen vergadering gepland;
• Wanneer de vergadering samenvalt met een feestdag dan wordt de vergadering een week door geschoven;
• Voorafgaande wordt er een agenda opgesteld door de secretaris in samenspraak met de voorzitter;
• Circa zeven dagen voor de vergadering zorgt de secretaris zorgt voor de (digitale) verspreiding van de agenda en de bijbehorende vergaderstukken naar alle bestuursleden;
• Elk jaar wordt er een vergaderplanning opgesteld en door het bestuur voorafgaande aan het jaar vastgesteld.

2.4.    Agenda bestuursvergadering
In de bestuursvergadering wordt gewerkt met een vaste agenda die er  als volgt uit ziet:

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Ingekomen post
4. Mededelingen
5. Verslag en Actiepuntenlijst vorige vergadering
6. Bestuurszaken
7. Beheer ontmoeting
8. Programmering
9. Publiciteit

• Financiën
• Rondvraag
• Sluiting

Wanneer het noodzakelijk is kan er afgeweken worden van deze vaste agenda. De precieze invulling van de agenda wordt gedaan door de voorzitter in samenspraak met de secretaris. De secretaris zorgt voor verspreiding van de uitnodiging/agenda en de nodige vergaderstukken.

2.5.    Verslag, actiepuntenlijst Verslag  en besluitenlijst
Van de bestuursvergadering wordt een feitelijk verslag gemaakt door de secretaris of door iemand anders in zijn naam. Het verslag wordt na vaststelling in de eerstvolgende bestuursvergadering door de secretaris digitaal gearchiveerd.

Actiepuntenlijst
Naast het verslag wordt er een actiepuntenlijst gemaakt. Alle uit de vergadering voorkomende taken worden hierin opgesomd en benoemd wie de actiehouder is en de datum voor wanneer gewenst is dat de actie is afgehandeld. Hiermee wordt voorkomen dat acties blijven liggen of in de vergetelheid raken. Na het afwerken van de actie verdwijnt het actiepunt van de lijst. Het is de taak van de actiehouders om de lijst zo kort mogelijk te houden. Ook de actiepuntenlijst wordt digitaal gearchiveerd door de secretaris.

Besluitenlijst
Alle in de vergadering genomen besluiten worden opgenomen in de besluitenlijst. De besluitenlijst wordt digitaal gearchiveerd door de secretaris.

2.6.    Planmatig werken
Het bestuur kiest er voor om planmatig te werken. Dat wil zeggen volgens een plan. Jaarlijks wordt er een werkplan opgesteld met daarin opgesomd de activiteiten en werkzaamheden voor het komende jaar. Daar wordt de tevens een begroting aan gekoppeld. Na afloop van het jaar wordt er een jaarverslag gemaakt waarin beschreven de behaalde resultaten en een exploitatierekening met de financiële resultaten. Daarna start de cyclus opnieuw.

2.7.    Gebruikersoverleg
De organisaties of werkgroepen die structureel gebruik maken van de buurtontmoeting worden jaarlijks uitgenodigd voor een gebruikersoverleg. Dit overleg vindt, overeenkomstig de statuten, minimaal één keer per jaar plaats. Telkens in de maand september voorafgaand aan het moment dat a vaststelling in de volgende vergadering de subsidieaanvraag voor het volgende jaar moet worden ingediend. Op deze vergadering brengt het bestuur verslag uit van de voortgang van de buurtontmoeting volgens een vaste agenda. Centrale vragen zijn:

1. Voldoet de ontmoetingsruimte aan de wensen van de gebruikers?
2. Zijn er wensen en ideeën met betrekking tot de ontmoetingsruimte?

De datum van het gebruikersoverleg wordt opgenomen in de vergaderplanning van het bestuur.

Checklist organisatie BBQ
Het gebruikersoverleg kan worden gecombineerd met een barbecue voor de buurtvrijwilligers. Ten behoeve van de organisatoren van de barbecue is een checklist gemaakt die gebruikt kan worden als hulpmiddel bij de organisatie van de barbecue.

2.8.    Samenwerking Buurt in Bloei
Het bestuur werkt intensief samen met Buurt in Bloei. Een onderdeel van Wijeindhoven. Wijeindhoven is in Eindhoven met name verantwoordelijk voor de ondersteuning van bewoners via de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) Buurt in Bloei is met name gericht op de leefbaarheid in buurten en wijken in Eindhoven. Ook in de buurt Hemelrijken. De ondersteuning is met name gericht op het activeren van buurtbewoners om deel te nemen aan activiteiten of om zelf activiteiten te organiseren. De verbinder (medewerker) van Buurt in Bloei (Zie adressenlijst) is aanwezig bij de bestuursvergaderingen van de Stichting Trompstraat 2a. Echter zonder stemrecht.

2.9.    Onkostenvergoeding
Voor bestuursleden en vrijwilligers geldt een onkostenvergoeding van de werkelijk gemaakte kosten t.b.v. het werk wat zij verrichten voor de buurtontmoeting. Denk hierbij aan reiskosten, printwerk, en vervoerskosten. De penningmeester maakt afspraken over het declareren van kosten en rapporteert eens per kwartaal middels een overzicht van de financiële stand van zaken aan de overige bestuursleden. Voor vervoer worden de financiële richtlijnen gevolgd zoals de belastingdienst deze voorschrijft. Voor het vergoed krijgen van gemaakte onkosten is een declaratieformulier beschikbaar.

3. De Vrijwilligers

3.1.    Vrijwilligers typen
Binnen de buurt onderscheiden we verschillende vrijwilligerstypen.  Rond de buurtontmoeting is een aantal vrijwilligers actief, we maken daarbij onderscheid in de volgende soorten vrijwilligers:

• Gastvrouw/gastheer en Beheer/klus vrijwilligers verbonden aan de buurtontmoeting. Het betreft vrijwilligers voor onderhoud, bediening en schoonmaak.
  De begeleiding en ondersteuning van deze groep vrijwilligers is een  gezamenlijke verantwoordelijkheid en met namen het bewaken van de continuïteit is een belangrijk aandachtspunt.
• Werkgroep / activiteiten vrijwilligers verbonden aan een activiteit die gebruik maakt van de buurtontmoeting. Hiervoor heeft het bestuur samen met de betreffende groep een activiteitenformat opgesteld. Daarin is helder beschreven ho bestuurlijke verantwoordelijkheid van de Stichting Trompstraat 2A.e verantwoordelijkheid en taken verdeeld zijn. Deze werkgroepen en activiteiten opereren onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het bestuur. (Zie bijlage 11: Activiteitenformat)
• BUURT-vrijwilligers. Die niet persé verbonden zijn aan de buurtontmoeting maar wel van grote waarde zijn voor de buurt. We denken hierbij bijvoorbeeld aan de buurtpreventie en de groencommissie. Bewoners die zelfstandig opereren en slechts gebruik maken van de faciliteiten van de buurtontmoeting. Deze vallen niet onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van Stichting Trompstraat 2A. We nemen deze vrijwilligers wel mee in de waarderingsmomenten.

3.2.    Vrijwilligersvergoeding
Voor de buurtontmoeting maken we gebruik van enkele vaste vrijwilligers voor beheerwerkzaamheden zoals schoonmaak en bezorgen nieuwsbrief en flyers. Hiervoor bestaat een maximale vergoeding die vrijwilligers belastingvrij mogen ontvangen.
De vergoeding is een vrijwilligersvergoeding wat betekent dat de vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang van het werk. De vrijwilligersvergoeding (ook wel bekend als vrijwilligersregeling) is geen betaling voor het doen van vrijwilligerswerk. Het is bedoeld als vergoeding van alle door de vrijwilliger gemaakte onkosten in verband met het vrijwilligerswerk, dus inclusief bijvoorbeeld reiskosten en vergoedingen in natura. Als het totaal bedrag van vergoedingen  (financieel en in natura) onder de €180 per maand en €1800 per jaar blijft (cijfers: 2022) zijn bewijzen dat de vrijwilliger deze kosten daadwerkelijk heeft gemaakt niet nodig en hoeft er geen belasting betaald te worden over de vergoeding.

3.3.    Verwerking vergoeding vrijwilligers
Elk begin van de maand zorgt de penningmeester voor de betalingen van de vergoedingen. Vrijwilligers worden niet uit de kas betaald. Alle betalingen gaan uitsluitend via bankoverschrijving. Dit betekent dat de totale vergoeding steeds duidelijk in beeld is binnen de administratie. Van elke vrijwilliger zijn alle gegevens bekend voor wat betreft woonadres en bankrekeningnummer (IBAN).

3.4.    Eindejaar attentie
Het bestuur geeft jaarlijks een (eindejaar attentie) aan alle vrijwilligers betrokken bij Trompstraat 2a. Het bestuur vraagt jaarlijks een aantal vrijwilligers uit de buurt om een werkgroep te vormen en een voorstel te doen aan het bestuur wat betreft de jaarlijkse eindejaar attentie.
Met het geven van een eindejaar attentie wil het bestuur tot uitdrukking brengen welke waardering het bestuur heeft voor het vrijwilligerswerk van de ontvanger van de attentie. Bij de attentie wordt altijd een kaart gemaakt waarin wordt gemotiveerd waarom de ontvanger deze ontvangt.

De opdracht kent enkele spelregels:

1. De leden van de werkgroep mogen persoonlijk geen baat hebben bij de keuze van het eindejaar attentie.
2. De keuze voor de attentie is helemaal vrij. Het moet echter mogelijk zijn om de attentie te bedrukken met iets typisch voor de buurt of de buurtontmoeting. Bij voorkeur het logo van de organisatie.
3. Het moet passen binnen het beschikbaar gestelde budget (2021: €10,00 per persoon).
4. De leden van de werkgroep wordt gevraagd om niet door te vertellen wat de attentie is geworden. Dat maakt het voor de ontvanger een aangename verrassing.
5. De Activiteiten

• Soorten van activiteiten
  We kennen 4 verschillende soorten van activiteiten:

1. Eenmalige activiteiten georganiseerd onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

• De inhoud van de activiteit moet aansluiten bij de doelstelling, de missie en visie van de Stichting Trompstraat 2a.
• De activiteit wordt gefinancierd vanuit de begroting van de Stichting Trompstraat 2a

2. Repeterende activiteiten georganiseerd onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

• De inhoud van de activiteit moet aansluiten bij de doelstelling, de missie en visie van de Stichting Trompstraat 2a.
• De activiteit wordt gefinancierd vanuit de begroting van de Stichting Trompstraat 2a

3. Activiteiten georganiseerd door derden (eenmalig en repeterend)

• De inhoud van de activiteit sluit aan bij de doelstelling visie en missie van de Stichting Trompstraat 2a.
• De ruimte wordt gratis ter beschikking gesteld.
• De activiteit wordt gefinancierd van uit de begroting van de derde partij.

4. Activiteiten georganiseerd door derden. (eenmalig en repeterend)

• De inhoud van de activiteit sluit niet aan bij de doelstelling, de missie en de visie van de Stichting Trompstraat 2a.
• Er wordt dan een huursom gevraagd.
• De activiteit wordt gefinancierd van uit de begroting van de derde partij.De onder 1 en 2 genoemde activiteiten hebben voorrang bij het toekennen van tijd en ruimte in de buurtontmoeting.

4.2.    Format formulier
Om inzicht te krijgen in de aard en omvang van de activiteit en om te toetsen of deze voldoet aan de doelstelling van de buurtontmoeting is er een format formulier gemaakt. Het formulier moet vooraf worden ingediend bij het bestuur.

4.3     Onbetaalde en betaalde   Activiteiten
Alleen in geval van activiteiten die georganiseerd worden onder de verantwoordelijkheid van het bestuur kan het bestuur bepalen of deze activiteiten gratis worden aangeboden of dat er een eigen bijdrage gevraagd wordt.

4.4.    Evaluatie van Activiteiten
Voor het evalueren van activiteiten is er een logboek beschikbaar in de buurtontmoeting. Uitvoerders van activiteiten kunnen daar hun ervaringen, bevindingen, ervaringen met een bepaalde activiteit registreren. Ook het aantal deelnemers en de namen van de uitvoerenden wordt hierin geregistreerd.

5. Facilitair beheer

5.1.    Verhuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verhuren van de ruimtes conform de overeengekomen huurovereenkomst met Woonstichting ‘thuis. De eigen activiteiten van bewoners hebben altijd voorrang op de huur van externe partijen of maatschappelijke partners. Verhuur verloopt via bestuurslid belast met de taak gebouwen beheer, deze is verantwoordelijk voor de planning en verhuur.

• Indeling bezetting Het bestuur (bestuurslid gebouwbeheer) is verantwoordelijk voor het opzetten van een rooster. Dit in overleg met de gebruikers wie wanneer gebruik maakt van welke ruimte. Het bestuur regelt ook de structurele wijzigingen in dit rooster.

Dit rooster wordt zichtbaar opgehangen in het gebouw voor bezoekers en zal andere gebruikers dan ook op de hoogte stellen wanneer welke ruimte door groepen bezet zijn.

Bloktijden
Om verliesuren te voorkomen wordt er zo veel mogelijk gewerkt met dagelijkse bloktijden. Bloktijden zien er als volgt uit:

5.3     Sleutelbeheer
Er wordt gewerkt met een elektronisch toegangsslot (BOLD).  Hiervoor moet een app op de mobiele telefoon geïnstalleerd worden.  In deze app is een lijst opgenomen waarin staat aangegeven welke gebruikers beschikken over een toegangscode. Daarin is tevens zichtbaar op welke tijden zij toegang hebben tot Trompstraat 2a.

5.4     Schoonmaak
Voor de schoonmaak worden vrijwilligers ingezet. Zij ontvangen een vrijwilligersvergoeding. Indien er onvoldoende aanbod is van vrijwillige inzet zal er een extern bedrijf worden aangesteld voor de schoonmaak van de ruimtes. (entree, hal en toiletten) en de zaalruimtes.  Onder schoonmaak valt ook het afvoeren van afval en het wassen van o.a. handdoeken en theedoeken.
De penningmeester stelt jaarlijks, in overleg met het bestuur, een budget op voor de kosten van de schoonmaak met al dan niet vrijwilligers. De controle op de kwaliteit van de schoonmaak ligt bij het bestuurslid gebouwenbeheer.

5.5.    Dak- en thuislozen
Het bestuur heeft besloten dat dak- en thuislozen, die zich ophouden in de buurt, geen toegang hebben tot de buurtontmoeting. Dit om een aanzuigende werking te voorkomen en om te voorkomen dat om die reden buurtbewoners weg blijven uit de buurtontmoeting. Echter, er zal nooit geweld worden gebruikt om dak- en thuislozen de toegang tot de buurtontmoeting te ontzeggen. Dak- en thuislozen worden verwezen naar de daarvoor bedoelde instanties t.w. Sprinkplank 040 en ’t Hemeltje. Zie de adressenlijst achterin dit beheerplan.

5.6     Huisregels
In de buurtontmoeting Trompstraat 2A zijn huisregels van toepassing. Deze regels zijn voor alle gebruikers en bezoekers van toepassing.
De Huisregels staan gepubliceerd op de website van de Stichting WWW.TROMPSTRAAT2A.nl en als bijlage opgenomen in dit beheerplan.

6. Exploitatie beheer

Binnen de buurtontmoeting verkopen of schenken we geen  alcohol of voedsel en derhalve is een exploitatie vergunning niet nodig.
Voor de financiering van de buurtontmoeting zijn we grotendeels aangewezen op de middelen die ons ter beschikking staan via de verordening subsidiering gebiedsgericht werken van de gemeente Eindhoven. Voor ons is deze garantstelling een voorwaarde voor het nemen van bestuurlijke verantwoordelijkheid zoals vastgelegd in de huurovereenkomst met Woonstichting ‘thuis.

6.1.    Inkoop
De penningmeester bepaalt samen met het bestuurslid gebouwenbeheer het assortiment. Het bestuurslid gebouwenbeheer is verantwoordelijk voor de voorraden aan de hand van de bezettingsgraad van de diverse ruimtes, de activiteiten en de inschatting van aantal bezoekers.
Dit kan hij delegeren aan vrijwilligers. Inkopen gaan altijd per pin of op rekening en stuurt de facturen  naar de administratie met vermelding of deze betaald (per pin) of op rekening zijn. Er wordt in de buurtontmoeting niet met contant geld gewerkt

6.2.    Boekhouding
De penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding. Maandelijks worden alle facturen van aankopen verwerkt. De penningmeester brengt elk kwartaal een financieel verslag uit naar de overige bestuursleden.

6.3.    Facturering naar Huurders en gebruikers
De penningmeester is verantwoordelijk voor de facturering naar de vaste huurders en gebruikers conform de opgestelde huurcontracten of afspraken. Ook is hij verantwoordelijk voor het innen van de huur volgens de bezettingsagenda en van de incidentele verhuur van ruimtes. De verhuur van ruimtes dient per bank betaald te worden.
De buurtontmoeting is gratis te gebruiken voor buurt initiatieven.
Voor maatschappelijke partners en huurders gelden de volgende all-in tarief van €40 per dagdeel. Dit is dan inclusief alle voorzieningen w.o. koffie en thee.

Prijsniveau januari 2023

6.4.    Betaling met PIN
De meeste activiteiten worden gratis aangeboden. Er zijn echter ook activiteiten waarbij een eigen bijdrage gewenst is. Omdat we liever geen contant geld aanwezig willen hebben in Trompstraat 2a wordt gevraagd met PIN te betalen. Hiervoor is een SumUp pinapparaat aanwezig in Trompstraat 2a. Voor het gebruik van dit pinapparaat is een korte handleiding beschikbaar.

6.5.    Opstellen budgetten
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de budgetten aan de hand van de voorgaande resultaten en de te verwachten omzet en kosten. Bijstelling van de budgetten gebeurd in een  bestuursvergadering met instemming van een meerderheid van de bestuursleden.

6.6.    Jaarrekening
De penningmeester is verantwoordelijk vo, r het opmaken van de jaarrekening. In de jaarrekening wordt de verklaring van de kascontrolecommissie opgenomen.

6.7.    Kascommissie
Jaarlijks wordt de boekhouding gecontroleerd door de kascommissie.
Hiervoor is een reglement kascommissie opgesteld.
Om lid te zijn van de kascommissie hoef je geen specifieke kennis te hebben van financiën. Enige basiskennis is natuurlijk wel handig. Wat het belangrijkste is, is dat je als lid van de kascommissie vragen durft te stellen wanneer je iets niet of niet helemaal begrijpt.
Als hulpmiddel voor de kascommissie is er een checklist beschikbaar.
Na de inspectie/controle van de financiën stelt de kascommissie een verklaring op waarin zij aangeven wat de bevindingen zijn met betrekking tot de financiën. Een concept voor deze verklaring is beschikbaar.
De kascommissie bestaat uit 2 personen. Elk jaar treed er één persoon af en blijft er één zitten. Die is het volgende jaar aftreedbaar. Op deze manier is de continuïteit gewaarborgd   . Voor de juiste volgorde van aftreden is een Rooster van Aftreden gemaakt.

6.8.    Verzekeringen
De penningmeester volgt samen met de verzekeraar het verzekeringspakket of dit voldoende dekkend is. Het totaalpakket verzekeringen is ondergebracht via de Rabobank bij Interpolis. (Zie bijlage 14: Verzekeringen)

7. Technisch beheer

7.1.    Onderhoud en onderhoudsplan
Hiervoor is het bestuurslid gebouw beheer verantwoordelijk. Het uit te voeren  onderhoud staat met datum en budget aangegeven in het Buurtontmoeting onderhoudsplan. Ui te voeren groot onderhoud wordt steeds in overleg met het bestuur uitgevoerd.

7.2.    Vervanging inventaris
Er is een inventarislijst gemaakt. De te vervangen zaken staan met datum en budget aangegeven in de actielijst van het Buurtontmoeting onderhoudsplan. Vervanging van inventaris wordt in overleg met het bestuur gedaan.

Communicatie

• Post en e-mails
  De post wordt bezorgd in de brievenbus bij de voordeur van de buurtontmoeting. De secretaris zorgt voor het legen van de afgesloten brievenbus en archiveert de diverse poststukken onder ingekomen post.
  Indien van toepassing overhandigd de secretaris de ingekomen post aan de diverse bestuursleden/functionarissen.
  Digitale post gericht aan het bestuur wordt ook doorgestuurd als de mail bestemd is voor anderen. Digitale post gericht aan het bestuur komt rechtstreeks binnen bij de secretaris die zorgt draagt voor de juiste verwerking. De secretaris beoordeeld welke post relevant is. Een ingekomen postlijst is een onderdeel van de agenda van de bestuursvergadering. En met de inrichting van een Office-omgeving als zodanig opgeslagen en gearchiveerd.
• Agenda, website en Publicaties
  Het agendabeheer wordt verzorgd en geplaatst or de secretaris en hetbestuurslid activiteiten met behulp van een google-agenda. De agenda wordt direct getoond op de website en in de buurtontmoeting. De website wordt onderhouden door het bestuur . Het bestuur zorgt ook voor eventuele berichtgeving in de plaatselijke media.

• Het logo

  Trompstraat 2A is niet alleen de naam ven de buurtorganisatie maar ook het adres van de kleinschalige buurtontmoeting in de buurt Hemelrijken. De buurt ligt ten noorden van het centrum van Eindhoven. De buurt wordt begrenst door de Kronehoefstraat (noord), de Woenselse Markt / Kruisstraat (oost), de Pastoor Petersstraat (zuid) en de Boschdijk (west). In Hemelrijken wonen ongeveer 4000 mensen.
  Hemelrijken maakt onderdeel uit van de wijk Oud-Woensel dat naast Hemelrijken bestaat uit de buurten Limbeek Zuid, Limbeek Noord, Gildebuurt en Woenselse Watermolen. Oud Woensel maakt op haar beurt weer onderdeel uit van het stadsdeel Woensel Zuid.
  Buurtontmoeting Trompstraat 2a heeft een eigen logo. Een logo met symboliek waar we trots op zijn. Het logo bestaat uit een cirkel met daarin een 6-tal verschillend gekleurde taartpunten. Een cirkel heeft geen begin en geen einde en staat hier voor de verbondenheid in de buurt. De taartpunten zijn verschillend van kleur en van formaat. De verschillende kleuren staan voor de multiculturele samenstelling van de buurt. De verschillen in formaat geeft aan dat niet alle groepen evenredig vertegenwoordigd zijn in de buurt. Op de plek waar de taartpunten bij elkaar komen staat, symbolisch, Trompstraat 2a. De plek waar buurtbewoners samenkomen. De plaats waar de taartpunten samenkomen staat ook niet keurig netjes in het midden en staat voor het eigenzinnige karakter van de buurt en van de buurtbewoners. Bewoners die niet altijd even netjes binnen de lijntjes kleuren. Over de taartpunten heen staat met een krachtige, niet te missen lettertype, (Block Berthold) de tekst ‘TROMPSTRAAT 2A’. Godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, geaardheid of hoeveel geld je hebt maakt voor ons niet uit. Buurtontmoeting Trompstraat 2a is er voor alle bewoners van de buurt Hemelrijken.

• Communicatieplan
  Het bestuur heeft een communicatieplan gemaakt. Hier in staat beschreven welke communicatiemiddelen er worden ingezet voor welke doelgroep en hoe de huisstijl moet worden toegepast.
  
• Digitale Nieuwsbrief
  Exclusief voor de actieve vrijwilligers betrokken bij Trompstraat 2A wordt er een digitale Nieuwsbrief uitgegeven. Deze nieuwsbrief verschijnt circa 10x per jaar aan het begin van elke maand met uitzondering van de zomermaanden en verder zo vaak is nodig is.De inhoud bestaat uit:

• Nieuws en informatie vanuit het bestuur n.a.v. de bestuursvergadering.
• Nieuws en informatie die betrokken buurtvrijwilligers met elkaar willen delen.
• Nieuws en informatie van derden die specifiek van belang is voor de betrokken buurtvrijwilligers

9. Evaluatie

Elk besluit van het bestuur kan gevolgen hebben voor het beheerplan. Het is de taak van de secretaris om het beheerplan up-to-date te houden.
Daarnaast wordt het beheerplan eenmaal per jaar geagendeerd en geëvalueerd in de bestuursvergadering van september.
Bij kleine tussentijdse wijzigingen krijgt het versienummer een hoger puntcijfer. Bij grotere wijzigingen wordt het hele versienummer aangepast.
Kleine wijziging             1.1. wordt 1.2.
Grote wijziging              1.1. wordt 2.0.
Vooraan in dit beheerplan, onder Inleiding, worden de verschillende wijzigingen bijgehouden.

Belangrijke adressen

Stichting Trompstraat 2a
Trompstraat 2a
5612 GN EINDHOVEN
www.trompstraat2a.nl
info@trompstraat2a.nl

Woonstichting ‘thuis
Kronehoefstraat 83
5612 HL EINDHOVEN

Postadres:
Postbus 787
5600 AT EINDHOVEN
Tel. 040-24 99 999
WhatsApp 06-31 78 90 07

Contactpersonen ‘thuis
Rob Weijers (gebiedsregisseur)
Arman Cieters (senior projectmanager)
Inge van Herk
Hans van der Kroon (buurtbeheerder)

Gebiedscoordinator Gemeente Eindhoven
Postadres:
Postbus 90 150
5600 RB  EINDHOVEN

Koen Corsten
06-18631145
k.corsten@eindhoven.nl

Stephanie Verweijmeren
06-39761773
stephanie.verweijmeren@eindhoven.nl

Verbinder Wij Eindhoven / Buurt in Bloei
Dr. Kuijperslaan 68
5623 BB  EINDHOVEN

Janneke Lopata
06-38 07 41 36
jannekelopata@wijeindhoven.nl

Wilma Schrijen
06- 15 22 48 56
wilmaschrijen@wijeindhoven.nl

Eindhoven Doet
Beemdstraat 29
5623 MA Eindhoven
Tel. 040 – 219 33 99
www.eindhovendoet.nl
info@eindhovendoet.nl

LSA
Korte Elisabethstraat 15-17
3511 JG Utrecht
Tel. 030-2317511
info@lsabewoners.nl

Maatschappelijke opvang Dak- en thuislozen

Sprinkplank 040
Visserstraat 11
5612 BS  Eindhoven
Tel. 040 – 246 68 11
www.sprinkplank.org

’t Hemeltje
Hemelrijken 117
5612 LC  Eindhoven
Tel. 040 – 246 87 85
www.inloophuishemeltje.nl